ADM1, el gran desconocido
Desde hace tiempo Banco Sabadell se dotó de una herramienta
conocida como Adm1, para controlar el dimensionamiento necesario de los centros
de trabajo. No entraremos a hacer una explicación exhaustiva de esta herramienta,
ni de su funcionamiento, ni a debatir si es buena o mala. Sencillamente queremos
hacer extensiva la importancia que tiene en el día a día de nuestro trabajo
y el grado de perversión que puede generar a partir de su mala utilización,
aunque seguramente ya debéis ser conscientes de ello.
¿Cómo se calculan mis cargas de trabajo? Esta herramienta
obtiene la información a partir del recuento del número de operaciones que nosotros
mismos realizamos por terminal y, después de multiplicarlo por el tiempo estándar
(1) de cada tarea, más la suma de los tiempos de operativa especial (2), obtenemos
el tiempo necesario (3) por tarea y oficina y, como consecuencia, la plantilla
necesaria (4). A partir de aquí se obtiene la plantilla homologada (5).
¿Quién me tiene que informar de mis cargas de trabajo?
En el ámbito general, en todas las oficinas, los responsables administrativos
son los responsables del análisis del Adm1, aplicando dinámicamente el modelo
organizativo establecido de distribución de las cargas de trabajo así como de
su difusión e información entre la plantilla.
¿Estoy formado y soy capaz de realizar una tarea en condiciones
normales? (ver definición tiempo necesario). Tal y como dice esta definición,
es de vital importancia tener la formación adecuada para realizar la función
que tengamos asignada. Debemos tener presente que cuando desarrollamos una función
especifica nos exigirán el 100%, sin margen de aprendizaje. También se debe
tener en cuenta las condiciones en que se desarrolla el trabajo, pidiendo al
responsable administrativo que lo tenga presente a la hora de analizar el Adm1,
como por ejemplo: oficinas en reformas, plantilla de vacaciones o con absentismo,
realización de tareas consideradas de operativa especial no habituales, etc.
¿Qué aspectos debo tener presente a la hora de trabajar?
Evidentemente, un aspecto vital es el cumplimiento de la normativa que el
Banco tiene prevista para desarrollar nuestra función. También cabe destacar
que todos tenemos que ser conocedores, con exactitud, de nuestras funciones
y tareas. Se debe saber que los tiempos están calculados a partir de las operaciones
a realizar siguiendo estrictamente la normativa, si no lo hacemos así, repercutirá
en el Adm1 y, en definitiva, el resultado será que no reflejará de forma real
nuestras cargas de trabajo.
(1) Tiempo estándar: el tiempo necesario (calculado y modificado
a conveniencia de la organización) por unidad de volumen, expresado en minutos
y fracción decimal. Se puede consultar el listado de tiempos de tareas vigentes
en la intranet / Documento de trabajo / Otras / Catálogos / Catalogo de tiempo
Adm1.
(2) Suplemento tiempo necesario (operativa especial): es aquella
operación administrativa realizada en las oficinas que no está recogida en el
catálogo de tiempos. Para que se tenga en cuenta el suplemento por operativa
especial, el responsable administrativo debe cursar la solicitud específica.
(3) Tiempo necesario: es el tiempo que requiere un empleado
administrativo normalmente formado, activo y capaz de realizar una determinada
tarea en condiciones normales.
(4) Plantilla necesaria: es la plantilla que necesita una oficina
para cubrir las necesidades ocasionadas por su volumen de operativa y el mantenimiento
de sus clientes, y para conseguir los objetivos anuales, manteniendo un determinado
nivel de servicio.
(5) Plantilla homologada: es el resultado que se obtiene después
de añadir a la plantilla necesaria una serie de ajustes, como por ejemplo: oficina
de nueva apertura, oficina autosuplente, oficina en fase de crecimiento, oficina
con plantilla mínima, etc.
Sabadell, julio del 2006
